Муниципальное образование
городской округ город Алчевск
Луганской Народной Республики

На предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности должны быть созданы архивы для хранения документов по личному составу и документов длительного (свыше 10 лет) хранения, которые отложились за период их деятельности. Архив организации может быть создан как самостоятельное подразделение или  функции по его ведению возлагаются на одного из работников организации.

На основании «Типового положения об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации», утвержденного Постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 295, с изменениями внесенными Постановлением  Совета Министров ЛНР от 23.07.2019 № 446/19, разрабатывается Положение об архиве организации.

Положение об архиве организации должно быть одобрено архивным учреждением (в нашем городе - архивным отделом Администрации города Алчевска Луганской Народной Республики), после чего оно утверждается руководителем организации.

Основными задачами архива являются:

• комплектование архива документами, которые созданы в организации
• обеспечение учета и сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда на государственное хранение.

В соответствии с возложенными задачами, архив организации осуществляет следующие функции:

• Хранит документы по личному составу и документы длительного (свыше 10 лет) хранения организаций, предприятий, ранее функционировавших на территории Луганской области и выполнявших аналогичные функции.
• Принимает в упорядоченном состоянии по утвержденным описям дел документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организации не позднее трех лет после завершения делопроизводством.

- Также архив создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам. Составляет и предоставляет на рассмотрение экспертной комиссии организации и экспертной комиссии архивного учреждения (не позднее трех лет после завершения дел делопроизводством) сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения, описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд. Организовывает использование документов хранящихся в архиве. Осуществляет сверку наличия и состояния документов Архивного фонда перед их передачей на государственное хранение, - подчеркнула Галина Власова. 

В архиве организации находятся на хранении:

• Завершенные делопроизводством документы внесенные в Архивный фонд, документы длительного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности организации, и документы по личному составу.
• Документы на временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив организации не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
• Также в архиве может храниться и научно-техническая документация, аудиовизуальные и электронные документы, созданные организацией или полученные ею на законных основаниях.
• Фонды личного происхождения работников организации, которые сыграли определенную роль в истории развития той или иной сферы жизнедеятельности городов и районов Луганской Народной Республики.
• Документы организаций-предшественников и ликвидированных подведомственных организаций.
• Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам архива.

Какие сроки хранения документов в архивах организаций?

Устанавливаются следующие граничные сроки временного хранения документов в архиве организации:

Для документов Архивного фонда, т.е. документов постоянного хранения - 10 лет;

г)    записи нотариальных действий и судебных дел, похозяйственные книги, документы по приватизации жилого фонда - 75 лет в архиве организации;

д)   научно-технической документации - 25 лет;

з) записи актов гражданского состояния хранятся в ЗАГСах – 100 лет

Для документов по личному составу срок хранения определен - 75 лет.

Для документов длительного (свыше 10 лет) хранения - до окончания установленных сроков хранения.

Руководитель архива или лицо, ответственное за ведение архива, назначается приказом руководителя организации. При смене руководителя архива или лица, ответственного за ведение архива, прием и передача документов и учетно-справочного аппарата к ним производится по акту установленной формы.