Важная информация
Мы в социальных сетях
Состоялось интервью начальника архивного отдела Администрации города Алчевска
6 сентября об основных принципах организации делопроизводства и архивов рассказала в интервью начальник архивного отдела Администрации города Алчевска Галина Власова.
- Галина Витальевна, расскажите об основных принципах организации делопроизводства и архивов.
- Основные принципы организации делопроизводства и архивов определены в «Правилах организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях», которые разработаны в соответствии с законодательством ЛНР и утверждены постановлением Совета Министров ЛНР от 21.03.2017 года № 109/17.
Правила устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их комплектования, хранения, учета и использования в государственных органах, органах местного самоуправления, музеях, библиотеках, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности.
Правила являются нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми организациями и предприятиями. В них определено, что руководитель организации несет ответственность за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документального фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами, а также за организацию делопроизводства.
За содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях несут ответственность их руководители.
Ведение делопроизводства в организации возлагается на структурное подразделение, отвечающее за организацию делопроизводства, такое как общий отдел, канцелярия и другой, или лицо, ответственное за делопроизводство в организации, - секретаря, делопроизводителя (далее - служба делопроизводства).
Организация делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на специально назначенное лицо, в должностном регламенте которого определяются данные обязанности.
Организации ведут делопроизводство в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству организации. При разработке инструкции по делопроизводству организации руководствуются «Правилами организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях».
Архив может быть самостоятельным структурным подразделением или входить в состав службы делопроизводства организации. В малочисленных организациях назначается лицо, ответственное за ведение архива организации.
Архив организации работает на основании положения о нем, которое согласовывается и утверждается в соответствии с законодательством ЛНР. Руководитель организации обязан обеспечить архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Документы должны храниться в организации в течение определенного срока его хранения, который определяется «Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов». По истечении сроков хранения документы списываются по акту, который в обязательном порядке должен быть одобрен экспертной комиссией архивного отдела Администрации. Только после этого документы могут быть уничтожены.
Архивный отдел