Важная информация
Мы в социальных сетях
Состоялось интервью с начальником архивного отдела
Начальник архивного отдела Галина Власова рассказала в интервью о формировании дел в делопроизводстве.
- Что такое формирование дел в делопроизводстве?
- Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
- Есть ли какие-то правила формирования дел?
- При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
- группировать в дела документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел и судебных дел (ведутся в течение нескольких лет до их завершения), личных дел (формируются в течение периода работы лица в этой организации), документов избирательных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп (формируются за период их созыва), документов учебных заведений, характеризующих учебно-воспитательный процесс (формируются за учебный год), рукописей, историй болезней;
- помещать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия - заверенные в установленном порядке копии документов;
- не допускать включения в дела черновых, личных документов, копий и документов, подлежащих возврату;
- в дело включать документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс;
- отдельно группировать в дела документы постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) хранения;
- по объему дело постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (не более 40 мм толщиной).
Положения, правила, инструкции и т.д., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельных документов, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии.
Приказы (распоряжения) по вопросам основной деятельности организации, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу группируются в различные дела. Приказы по личному составу группируются в соответствии с их видами и сроками хранения. Запрещается группировать вместе приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных направлений деятельности организации (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т.п.), группировать в отдельные дела. Если различных видов приказов по личному составу создается незначительное количество, их можно группировать по срокам их хранения: в одно дело – приказы длительного хранения, в другое - временного хранения.
Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ помещается за документом-запросом. Лицевые счета работников организации систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости начисления заработной платы, расчетно-платежные ведомости, ведомости на выплату денег формируются ежемесячно в пределах года.
- В каком нормативном правовом документе прописано формирование дел?
- Более подробно о формировании дел в делопроизводстве можно узнать в «Правилах организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях», утвержденных постановлением Совета Министров ЛНР от 21.03.2017 № 109/17 или обратиться за консультацией в архивный отдел Администрации города Алчевска (ул. Запорожская, 161, тел. 5-22-82).
Архивный отдел