Важная информация
Мы в социальных сетях
Состоялось интервью начальника архивного отдела
Начальник архивного отдела рассказала об организации ведения номенклатуры дел.
- Галина Витальевна, расскажите, что такое номенклатура дел?
- Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным информационным справочником для каждой организации.
- Для чего составляется номенклатура дел?
- Номенклатура дел составляется с целью создания единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документов по содержанию и по видам их отбора для включения в состав Архивного фонда ЛНР. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Каждая организация должна иметь индивидуальную номенклатуру дел.
- Какие требование предъявляются к оформлению номенклатуры дел?
- Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в «Правилах организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях», утвержденных постановлением Совета Министров ЛНР от 21.03.2017 № 109/17.
Это объясняется огромной значимостью данного документа для деятельности организаций. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также «Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти ЛНР», утвержденной постановлением Совета Министров ЛНР от 18.10.2016 № 562.
- Каковы сроки составления номенклатуры дел?
- Сводная номенклатура дел организации на следующий год составляется не позднее 1 декабря текущего года. Вновь созданные организации (независимо от формы собственности) должны не позднее одного года с начала деятельности подать номенклатуру дел на рассмотрение экспертной комиссии архивного отдела, в зоне комплектования которых они находятся, для проведения экспертизы ценности документов. Для предприятий, учреждений и организаций города Алчевска – в архивный отдел Администрации города Алчевска (ул. Запорожская, 161).
Номенклатура дел организации подлежит одобрению ЭК архивного отдела один раз в пять лет или безотлагательно (в случае существенных изменений в структуре), функциях и характере работы организации, прекращения действия типового, отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения.
В конце года номенклатура дел организации обязательно закрывается итоговой записью, которую подписывает руководитель службы делопроизводства организации или лицо, ответственное за ведение архива. Одобренная ЭК архивного отдела номенклатура дел организации в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового года.
Архивный отдел